东北大学秦皇岛分校合同管理办法

 

第一章  总则

第一条 为加强合同管理，推进依法治校，规范东北大学秦皇岛分校（以下简称“学校”）对外订立合同的行为，防范合同风险，维护学校合法权益，根据《中华人民共和国合同法》《教育部直属高校经济活动内部控制指南（试行）》（教财厅﹝2016﹞2号）等法律法规以及政府会计制度改革的要求，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称的合同是指学校作为独立的民事主体在开展教学、科研及其他活动时，与其他平等主体的自然人、法人或其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

第三条 学校依法规范和完善对各类合同全过程的管理，按照“统一领导，归口管理，分级负责”的原则建立合同管理体制。

第四条 本办法适用于学校及学校各职能部门、直属单位和各院（部、中心）（以下统称部门）在授权范围内以学校名义对外订立合同的行为。

第五条 合同的签订、履行必须遵守国家的法律、法规，符合政策要求，必须坚持有利于学校的教学、科研和基础设施建设，有利于学校国有资产保值、增值，有利于学校整体利益的基本原则。

第六条 学校严禁对外签订经济担保合同。

第七条 学校各部门和个人要做好合同信息安全保密工作。未经批准，任何人不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家机密、工作秘密或商业秘密。

第二章  合同的分类与管理

第八条 合同按照性质分为经济类合同和非经济类合同。其中，经济类合同是指学校或学校授权部门在经济活动中明确双方权利义务关系而订立的合同，包括货物、服务采购合同,基建、维修工程合同，融资、投资、借贷合同，资产租赁、处置、转让合同，捐赠合同，培训合同等。非经济类合同是指除经济类合同以外的合同，包括各类人事聘任（聘用）合同，技术合同，各种合作合同等。

第九条 合同按照重要程度分为重大合同、重要合同和一般合同。其中，重大合同包括：

（一）经济类合同金额在100万元及以上的合同，其中基建施工合同金额在500万元及以上，以及各类投资、融资、借贷合同。

（二）非经济类合同中涉及合作办学，成立法人、社会组织的合同。

（三）合同履行期限5年及以上的合同。

（四）其他涉及学校重大利益、重大声誉、利用学校整体资源的合同。

重要合同包括：

（一）经济类合同金额在5万元（含5万元）至100万元的合同,其中基建施工合同金额在300万元(含300万)至500万元。

（二）非经济类合同中涉及人力资源管理和人事管理的合同,包括人事聘任、人才派遣、劳务派遣、职工进修、师资培训等合同；涉及校名、校誉使用，以多个部门资源对外合作的合同，包括产学研合作协议，校企合作建立实习、实训基地、实验室等合同。

(三)合同履行期限为3年或4年的合同。

一般合同包括：

（一）经济类合同金额在5万元以下的合同，其中基建施工合同金额在300万元以下。

（二）除重大合同、重要合同以外的其他非经济类合同。

第十条 学校合同由校长统一领导，合同综合管理部门、合同归口管理部门及合同承办部门依职责进行管理。

合同管理部门应结合工作实际，建立完备的内部审查流程，完善内控机制，对合同事务实行“集体讨论决策”与“行政领导负责”的原则，强化合同风险管理。监察审计处应将合同管理情况纳入审计范围。

第十一条 合同综合管理部门是学校法制办公室，统一管理并指导学校合同事务。具体职责包括： 

（一）负责学校合同管理规章制度的建立；

（二）指导合同归口管理部门制定合同管理实施细则；

（三）负责合同的合法合规性审查；

（四）统一管理并按规定出具学校法定代表人授权委托书；

（五）受学校委托参与有关合同谈判、签订及合同纠纷处理等工作；

（六）督促、检查合同履行情况和归档情况；

（七）负责合同信息系统建设和管理；

（八）学校交办的其他合同管理事宜。

第十二条 根据业务职责，学校授权以下部门对合同进行归口管理。

（一）学校办公室负责与境内外政府机构签订的战略（全面）合作等合同的管理；

（二）研究生分院负责研究生范围内的境内校企、院校合作办学，联合培养，委托培养，合作共建学生实习、实训、实践基地等合同的管理；

（三）教务处负责本科生范围内的境内校企、院校合作办学，联合培养，委托培养，合作共建学生实习、实训、实践基地、教材出版、各类考试等合同的管理；

（四）科技处负责各类科技（科研）项目中的相关合同，以及以科技合作为主要内容的产学研合作协议、专著出版、知识产权代理申请等社会服务合同的管理；

（五）人事处负责学校人力资源和人事管理等相关合同的管理；

（六）学生工作处负责学生保险、学生教育管理等相关合同的管理；

（七）招生就业处（校友办公室）负责招生就业、社会资助、校友捐赠等合同的管理；

（八）财经处负责各类融资、投资、借贷、与银行合作等相关合同的管理；

（九）资产与实验室管理处负责其职能范围内的货物、服务采购，资产的处置、出租、出借、对外捐赠，学校公共设施有偿使用以及本科教学实验室共建等合同的管理；

（十）国际合作与交流处[国际教育交流中心]负责因公出国、外派学生、外宾接待、外教聘用、学校国际教学、国际合作办学、国际学术交流、外国留学生保险、国际文化体验、出国社会实践等相关合同的管理；

（十一）基建管理处负责新建工程施工及建设工程中的勘察、设计、工程咨询、工程施工、工程监理、建筑材料和工程配套设备采购以及其他学校授权的相关工程合同的管理；

 （十二）后勤管理处负责学校基础设施建设、环境改造、各类用房装修、空调维修、电梯维护、园林绿化、物业管理、食堂业务、商业招租、水电气使用等后勤保障相关合同的管理；

（十三）大学生创新创业中心（职业资格认证中心）负责合作共建创新创业基地、职业资格培训、各类竞赛等合同的管理；

(十四)北戴河培训中心负责其承办的各类会议、培训等合同的管理；

（十五）未列入上述范围内的合同，由学校法制办公室建议指定归口管理部门。

第十三条 上述合同归口管理部门要对其职责范围内所涉及的合同事务进行管理，部门的主要负责人是合同管理第一责任人。同时，各部门要确定专人对合同进行管理。合同归口管理部门具体职责包括：

（一）按照学校合同管理办法制定相应的实施细则;

（二）负责归口管理合同常用合同范本的拟订；

（三）负责归口管理合同合理性、必要性、可行性、效益性、

风险性、管理责任等方面的审查；

（四）组织合同承办部门签订合同，加盖合同专用章或学校

公章，并对合同进行编号、备案；

（五）经授权的合同归口管理部门负责本部门合同专用章的管理和使用；

（六）负责督促检查合同履行情况，指导、协调处理合同纠纷;

（七）负责按照学校存档要求对归口管理合同进行存档；

（八）学校交办的其他合同管理事宜。

第十四条 合同承办部门作为合同订立和履行的执行主体，具体承担合同约定的权利和义务。合同承办部门主要负责人是合同的管理责任人，对合同的签订和履行承担管理责任。同时，承办部门要指定专人负责合同事务管理，负责合同事务的管理人员是合同签订、履行、归档工作的直接责任人。合同承办部门主要职责为：

（一）审查合同相对方的基本信息、主体资格、经营范围、资信水平、委托代理权限、履约能力等；

（二）负责合同立项、草拟合同条款并与对方当事人就条款内容进行谈判；

（三）对合同包括但不限于真实性、合理性、必要性、可行性、效益性、风险性、管理责任等内容进行基础而全面的审查与论证，并向归口管理部门提出论证意见；

（四）负责合同的报审、签订、履行、纠纷处理等工作；

（五）负责将合同及时提交归口管理部门及相关部门备案，协助归口管理部门做好合同及相关材料的整理存档。

第三章  合同的立项与起草

第十五条 已列入学校年度预算或不涉及资金使用的项目，可直接进行合同立项。未列入年度预算的项目，在落实资金来源后方可立项。学校规定要求进行政府采购或其他采购方式的项目，应按照采购结果进行合同立项。

第十六条 学校推行合同范本管理制度，起草学校各类合同，应优先使用国家和行业制定或学校统一制定的合同范本。没有制定合同范本的，由合同归口管理部门会同学校法制办公室制定。制定的合同范本经法制办公室审核，合同归口管理部门分管领导审批通过后生效使用。

合同内容一般应包括以下条款：当事人名称（姓名）和住所，合同标的、数量、质量、价款、酬金及结算方式，双方的权利义务，验收的方式、标准，合同相对方的各种承诺及优惠条件，所有权归属，知识产权保护，履行期限、地点及方式，违约责任，解决争议的方法等。起草时可根据具体情况对上述条款进行增减。

其中，经济类合同中的采购合同,不能对采购过程中已经确定的主要内容,如标的、质量、价款、成交单位等做出变动或更改，关键合同条款必须与采购公告、采购文件等洽商文件的合同信息相一致，与原洽商内容不一致的合同条款视为无效。此外，收入合同应明确收入权责确认依据和时点要求，支出合同应明确付款依据和进度时间。

第四章  合同的审查与审批

第十七条 合同立项起草完毕，需经过审查、审批程序。

合同承办部门办理合同审查、审批时应同时提供下列材料：

（一）经合同承办部门负责人同意报送的《东北大学秦皇岛分校合同审批表》（附件1）；

（二）订立合同的依据，如有关会议纪要、公文、批示、采购结果通知书等；

（三）合同相对方基本信息、主体资格、资质、信用状况、履约能力等方面的证明材料；

（四）价款确立的依据；

（五）其他需要提供的资料。

如归口管理部门另有规定的，按归口管理部门的规定办理。

第十八条 学校推行合同审查会签制度。财经处、监察审计处、法制办公室是审查会签的主要部门。归口管理部门应当根据合同的涉及金额情况、审计规定、合同条款风险性等提请财经处、监察审计处、法制办公室进行专项审查。合同内容涉及相关部门职能的，归口管理部门可提请相关部门进行会审。审查会签程序如下：

（一）财经处负责对涉及收付款的合同进行审查，审查内容包括合同涉及的资金来源以及支出内容是否与预算相符、收入是否符合收费管理制度、收付款方式、发票开具等条款；

（二）监察审计处对施工合同进行审查，审查按照学校工程审计和修缮工程管理的相关规定执行；

（三）法制办公室负责对合同条款的规范性、完备性、表述的准确性及合法合规性进行审查。以下合同必须经法制办公室审查，包括：作出实质性变更的合同范本、签约双方自行约定的合同文本以及提交党委会或校长办公会审议的合同；

（四）其他职能部门依据职能范围，对合同文本中与职能相关的条款进行审查。

第十九条 采购文件中的合同条款，在采购前要提前进行审查，审查程序按照正式合同的审查程序执行。

第二十条 合同经审查通过后履行下列审批手续：  

（一）   经济类合同审批：

一般合同，经合同承办部门负责人审查通过后由合同归口管理部门负责人审批，需进行专项审查的，由归口管理部门提请相关部门进行专项审查后再审批通过；

重要合同，经合同承办部门负责人、归口管理部门负责人以及专项审查通过后报分管校领导和总会计师审批；

重大合同，由合同承办部门召集相关职能部门对合同进行会审形成可行性报告，报分管校领导和总会计师审签，经校长审批后，报校长办公会或党委会审议。

（二）非经济类合同审批：

一般合同，经合同承办部门负责人审查通过后由合同归口管理部门负责人审批；

重要合同，经合同承办部门负责人、合同归口管理部门负责人审查通过后由分管校领导审批；

重大合同，由合同履行部门召集相关职能部门对合同进行会审，形成可行性报告，报分管校领导审签，经校长审批后，提报校长办公会或党委会审议。

第五章  合同的签订

第二十一条 下列情况必须签订合同：

（一）单项或批量预算在2万元及以上的工程、货物和服务采购项目。其中，政府集中采购目录内的采购项目，不论金额大小均要签订合同；

（二）涉及预付款的项目；

（三）医药用品、危险化学用品采购；

（四）学校房产对外出租出借；

（五）经学校批准对外提供的各项有偿服务。

第二十二条 合同承办部门签署合同应遵循“一事一约”原则，禁止为规避学校合同的级次管理、集中采购程序，将同一合同事项拆分，签署多份合同。

第二十三条 学校法定代表人或其授权委托的代理人在委托权限范围和期限内，可以代表学校依法签订、变更和解除合同。未经授权，任何单位和个人不得以学校、学校各部门和科研院所等名义对外签订合同或出具涉及学校权利义务的书面文书。无授权的签订行为无效，学校将追究相关责任人的法律和经济责任。

第二十四条 经审批可以签订的合同，由学校授权下列人员进行签署:

（一）学校各部门预算内的经费支出项目由各部门负责人签署；

（二）中央专项资金采购项目由项目执行部门负责人签署；

（三）科研经费的采购项目由项目负责人签署；

（四）教材、专著出版合同由著作权人签署；

（五）涉及资金收入的合同，根据合同重要程度，由合同承办部门负责人、分管校领导或学校法定代表人签署；

（六）所有重大合同由法定代表人签署或由法定代表人授权签署。

第二十五条 签署合同原则上应由对方当事人先行在合同上签字、盖章，或者双方同时签署。

合同承办部门应严格核对相对方在合同上加盖的法人印章名称是否与签约主体名称相一致，审查合同附件是否齐备、无误。

合同的末页应当载有合同正文条款，否则应标明“此页无正文”字样，以示末页仅为签字盖章页。严禁将仅有学校签字、盖章却无合同条款的合同末页交寄给对方。

第二十六条 根据合同类型，应在合同中约定合同文本由学校持有的份数，分别用于承办部门留存、合同归口管理部门备案、财经处报销凭证或备案、档案馆存档及其他相关部门根据业务需要留存备案等。对校内培训、提供有偿服务以及对外出租出借等发生经费收入的合同应在订立后报财经处备案。

第二十七条 合同文本实行正副本管理，档案馆归档、财经处报销使用合同文本为正本，必须为合同原件；其他校内部门留存合同文本为副本，可以为复印件。

第六章  合同用章及编号

第二十八条 合同经审批通过，由双方法定代表人或委托代理人签字后方可加盖学校公章或合同专用章。同时，必须加盖骑缝章。有附件的合同，附件应与主合同一起加盖骑缝章。严禁在未经审批、没有法定代表人或其授权的代理人签字以及未约定签约时间的合同上用章。

第二十九条 合同用章包括学校公章和合同专用章。其中，技术合同专用章授权科技处使用，用于技术类合同签订使用；启用采购合同专用章授权资产与实验室管理处使用，用于资产与实验室管理处归口管理的合同签订使用。其他合同统一加盖学校公章。合同专用章使用部门应严格按照学校用章管理规定规范管理，并指定专人负责管理印章。

除学校授权外，严禁用其他印章代替合同用章，严禁超出授权范围使用合同专用章。

第三十条 在以订立、变更、解除的形式签订补充合同时，必须按规定用章，并确保补充合同与主合同用章一致。

第三十一条 学校实行合同统一编号制度。合同编号是合同识别的唯一身份。合同归口管理部门负责对部门归口管理的合同进行编号。合同编号由3部分组成：归口管理部门简称首字母（大写）+年度及顺序号（按照百位执行）+合同履行部门简称首字母（大写）。例如：由资产与实验室管理处管理的2019年1号合同，该合同由控制学院承办并履行的，合同编号为ZCC-2019001-KZ，具体编号说明见附件2。

第七章  合同的归档

第三十二条 合同归口管理部门每年根据学校档案归档范围和保管期限的相关规定，将归口管理的合同及其相关材料移交学校档案馆存档。合同承办部门应当保管合同洽谈、签订、履行和纠纷处理过程中产生的全部原始文件资料并建立合同档案，合同档案一般包括合同文本及附件、可行性研究报告、授权委托书、校内审核文件、往来函件、对方签约人或法定代表人身份证明、补充协议、变更或解除合同协议、验收材料等与合同有关的文字记录、函件、资料等。因保管不善造成不利后果或者故意销毁、隐匿合同材料的，学校将对其进行责任追究。

第八章  合同的履行与变更

第三十三条 合同签订后，即具有法律效力。合同承办部门应加强对合同履行过程关键环节的跟踪管理，保质保量按期完成合同约定事项。合同归口管理部门应对合同履行情况进行动态监督。

第三十四条 在合同履行过程中，若对方没有按照合同约定履行，合同承办部门应立即以书面函件形式通知对方，并做好往来函件及邮寄详单的留存。积极采取措施以防止损失扩大，并及时将出现的问题、拟采取的措施向归口管理部门和分管校领导汇报。

第三十五条 财经处要根据合同条款的规定办理资金结算。对有下列情形之一的，财经处有权拒绝付款：

（一）付款资料不齐全或审批手续不齐备的；

（二）票据记载信息、票据签章与合同不一致的；

（三）按财经制度要求，财经处存疑的其他情况。

第三十六条 合同履行完毕，应以合同条款或法律规定为准。没有规定的，一般应以标的交清、验收合格、价款结清、无遗留问题为准。

第三十七条 合同履行过程中如出现变更、转让或解除等异动情况，合同承办部门应就发生异动情况的理由、涉及到的条款及事项、履行期限、与原合同的关系等写出书面说明报合同归口管理部门审批，重要合同、重大合同须报分管校领导审批。经审批通过后要就合同变更、转让或解除情况签订书面协议。协议的签署人、用章要与原合同一致，签署人变更要经过法定代表人授权。

第三十八条 合同履行出现法律纠纷时，合同承办部门和归口管理部门应及时向分管校领导汇报，根据合同类别和性质会同监察审计处、财经处、法制办公室及相关部门进行研究处理,依法维护学校合法权益，并将处理结果报分管校领导，涉及学校重大利益的还需报校长办公会或党委会审议。

第九章  责任追究

第三十九条 任何部门或个人未经授权私自签订合同造成学校损失的，学校将依照有关规定追究责任部门负责人及相关责任人的行政或经济责任；触犯法律的，学校将移送司法机关追究其法律责任。

第四十条 合同归口管理部门、合同承办部门应认真履行职责，确保学校合法权益不受损失，因把关不严造成学校损失的，应主动承担责任，同时追究直接责任人的行政或经济责任。

第四十一条 合同内容涉及保密事项的，有关人员应严格保守合同秘密。当事人违反保密义务，造成学校损失的，学校将追究其相应责任。

第十章  附则

第四十二条 横向科研合同管理按照《东北大学横向科研合同管理办法（修订）》（东大校字〔2016〕168号）执行。

第四十三条 需经常性订立合同的归口管理部门应当根据本办法制订相应的实施细则，经校长办公会审议通过后执行。学校所属的具有法人资格的部门（单位），对外签订合同要使用自身名义，并独立承担法律责任。

第四十四条 本办法自2020年1月1日起执行，《东北大学秦皇岛分校合同管理办法》（东秦校〔2013〕6号）同时废止。

第四十五条 本办法由学校法制办公室负责解释。