东秦办〔2023〕6号

关于印发《东北大学秦皇岛分校

机关会议室（接待室）使用管理办法》的通知

各部门：

为进一步规范学校机关会议室（接待室）使用秩序，提高运转效率和工作效能，本着“精简、高效、务实”的工作原则，以优化资源配置，提高使用效能为出发点，结合我校实际，制定了《东北大学秦皇岛分校机关会议室（接待室）使用管理办法》，现予印发，请结合实际，认真遵照执行。

学校办公室        

2023年4月22日       

东北大学秦皇岛分校

机关会议室（接待室）使用管理办法

为进一步加强对机关会议室（接待室）（以下简称“机关会议室”）的规范管理，提高使用效率，更好地提供优质服务，特制定本办法，具体规定如下：

一、适用范围

机关会议室是举办会议、公务接待和重要活动的主要场所。本办法所指的机关会议室主要为行政楼、综合实验楼和人文楼的部分会议室（详见附件1）。

二、使用原则

（一）机关会议室面向全校开放、有偿使用，由学校办公室统一管理、调度、维护。其中行政楼303会议室主要用于校领导召开的重要会议，人文楼728会议室在保证校内使用的前提下，面向校外使用。

（二）校内人员应以部门为单位申请使用机关会议室，其中校级会议及重要活动、校领导主持召开的会议以及公务接待活动优先使用。

（三）按照“谁使用、谁负责”的原则，申请部门须指定工作人员负责使用期间的会议布置、服务、管理及安全工作。

三、申请程序

（一）使用部门需通过0A系统提交申请，经部门领导签批后，学校办公室根据会议室实际使用情况和“先申请先使用，先紧急后一般，先全局后部门”的原则进行审批，并办理相关使用手续。

（二）校级会议及重要活动由学校办公室负责统一办理相关使用手续。

四、服务和收费

（一）学校办公室提供会议基本用品（烧水壶和纸杯）。如有其他需要（如笔、矿泉水、茶叶、咖啡等会议增项服务），请在申请时注明并与学校办公室联系领取，费用自理（收费标准详见附件2）。

（二）机关会议室实行有偿使用原则，所收费用主要用于维持机关会议室正常运转。

（三）机关会议室使用费和会议增项服务费以部门为单位，按年结算。结算方式采用学校部门内部划转。其中校级会议及重要活动，校领导安排的会议及公务接待活动的机关会议室使用费由学校办公室统一承担，其会议增项服务费由召集部门承担。

（四）校外申请使用人文楼728会议室需与学校办公室签订《有偿服务协议》（详见附件3）。

五、注意事项

（一）临时取消使用或延长使用机关会议室应第一时间通知学校办公室，以免造成资源浪费或后续使用冲突。

（二）机关会议室的实际使用用途必须与申请用途相符。学校办公室负责对校级会议及重要活动的内容进行审核，其他会议由申请部门负责对会议或活动内容进行审核。如有弄虚作假，造成不良影响的，追究申请部门负责人的相应责任。

（三）使用时请务必爱护机关会议室内各项公共财产。如因申请部门原因对机关会议室内物品造成损坏，由申请部门负责维修或照价赔偿。

（四）机关会议室使用结束后应确保房间电源、窗户关闭，保证桌椅、地面整洁，使其恢复原貌。

（五）机关会议室内桌椅及设备等物品未经允许不得搬动。

六、其他

（一）学院及其他部门所属会议室可参照本办法制定相应管理办法及收费标准。

（二）本规定自印发之日起施行，由学校办公室负责解释。原《东北大学秦皇岛分校机关会议室（接待室）使用管理办法（试行）》（东秦办〔2018〕3号）同时废止。

附件：1.机关会议室基本情况及收费标准

2.会议增项服务收费标准

3.有偿服务协议范本（校外使用）