东秦办〔2024〕3号

 

关于印发《东北大学秦皇岛分校

公文处理办法》的通知

 

各部门：

为进一步明确行文要求、提高公文质量，推进学校公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《教育部公文处理规定》（教办〔2013〕7号）等有关规定，学校结合实际对原《东北大学秦皇岛分校公文处理办法》（东秦校〔2013〕1号）进行了修订，修订后的《东北大学秦皇岛分校公文处理办法》已经合法合规性审查，并经2024年第15次党委会会议审议通过，现予印发，请遵照执行。

 

学校办公室          

2024年5月22日        

东北大学秦皇岛分校公文处理办法

 

第一章  总则

第一条 为进一步明确行文要求、提高公文质量，推进公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《教育部公文处理规定》（教办〔2013〕7号）等有关规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条 学校公文是学校实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是依法治校和进行公务活动的重要工具。

第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条 学校办公室主管学校公文的处理工作，指导、督促、检查全校其他各部门的公文处理工作。

第六条 全校各部门应当高度重视公文处理工作，加强领导和检查。各部门主要负责人对本部门公文处理工作负有领导责任，并明确分管工作负责人和具体公文处理工作人员。

第七条 除涉密和特殊公文外，学校公文处理业务原则上均通过办公自动化系统（以下简称“OA系统”）办理。

第二章  公文种类

第八条 学校公文常用种类主要有：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关部门和人员、变更或者撤销下级部门不适当的决定事项。

（三）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（五）通知。适用于发布、传达要求下级部门执行和有关部门周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（六）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。

（七）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问。

（八）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

（九）批复。适用于答复下级单位请示事项。

（十）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章  公文格式

第九条 学校公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。

（四）发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。

（五）发文字号。由发文单位代字、年份和发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位发文字号。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。

（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用全称、规范化简称或者同类型单位统称，并按规范排序。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。有特定发文单位标志的普发性公文可以不加盖印章。通过OA系统发布的电子公文一般不加盖印章。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

（十七）印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。

（十八）页码。公文页数顺序号。

第十条 公文的版式按照《党政机关公文格式》（中华人民共和国国家标准GB/T 9704—2012）执行。

第十一条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十二条 公文用纸幅面采用国际标准A4型，特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章  行文规则

第十三条 党务和行政工作应当分别行文。涉及学校重大事项、决定时，经主要负责领导签发，可以党政联名行文。

第十四条 行文应遵循以下规则：

（一）学校党委、行政可以向上级单位或者无隶属关系的单位行文。学校办公室根据授权可以向各分党委(直属党总支)、各部门行文；可以代表学校对外正式行文。

（二）中共东北大学秦皇岛分校纪律检查委员会、东北大学秦皇岛分校工会委员会、共青团东北大学秦皇岛分校委员会按照工作职责可以分别向各分党委(直属党总支)、各部门，各分工会，学院团委行文；可以向对应的上级主管机关行文。

（三）各学院可以面向学院内部行文。

（四）校内各部门在各自职权范围内，可以函件的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项，向学校党委、行政请示、报告工作，就日常具体工作安排等在校内发布通知；校内各部门(除本条第一、二项规定的情况外)不得对外行文。

（五）以专门委员会、各学院、校内各部门名义发送的公文，由各专门委员会、各学院或各部门负责人签批。

第十五条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文，特殊情况确需越级行文的，应当同时抄送被越过单位。

第十六条 根据发文单位与收文单位之间的行文关系，公文分为上行文、下行文和平行文。

（一）上行文。以学校名义对上行文，一般用请示、报告、意见等文种。上行文原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。公文遵循一文一报原则，一般不多头分送，因紧急情况确需分送的，应当在首页注明分送情况。

请示应当一文一事，报告等非请示性公文中不得夹带请示事项。“请示”应附注联系人。

（二）下行文。对下级单位的行文，一般用通知、通报、意见、决定、批复等文种。特别重要的下行文，应当根据工作需要抄送上级单位以及相关单位等。

（三）平行文。同级或者无隶属关系的单位之间行文，一般用函、意见、通知等文种。除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不在公文中提出指令性要求。对于校外单位征求学校意见的公文，应当按照对等原则以学校函件形式回复。

第五章  公文处理要求

第十七条 切实增强公文处理工作的政治意识，将政治要求贯穿公文处理全过程。

（一）公文拟制要遵循政治性、合法合规性原则

1.认真贯彻落实习近平新时代中国特色社会主义思想，与党的路线方针政策、党中央重大决策部署相符合；

2.符合党和国家的法律法规，以及各级主管部门的规范性文件要求；

3.适应新时代高等教育形势发展需要，适应一流大学建设需要，适应完善学校治理体系及规章制度体系需要；

4.校内规章制度类规范性文件的拟制，须先经学校办公室（法制办公室）合法性审查，具体按《东北大学秦皇岛分校规范性文件管理办法》（东秦党〔2021〕36号）执行。

（二）严格遵循请示报告原则

1.该请示的必须请示，该报告的必须报告。

2.向上级组织的请示报告事项的内容、形式等，参照《东北大学秦皇岛分校党委重大事项请示报告制度（试行）》（东秦党〔2022〕34号）执行。

3.校内各部门需呈报校领导的请示、报告，一般由学校办公室转呈有关校领导。属于学校有关职能部门职权范围内的具体问题，各部门应当直接报送职能部门处理，一般不直接报送学校；特殊情况需直接报送的，应同时抄送有关职能部门。各职能部门对职权范围内的事情，要认真研究，尽职尽责地解决，不得推诿、拖延。确需报送学校研究解决的问题，职能部门要事先提出具体意见或方案。

第十八条 行文应当确有必要、讲求实效，注重针对性和可操作性，力戒形式主义、官僚主义。

（一）严格控制发文数量

1.涉及同一事项的工作部署、任务分工文件合并发文。

2.凡属以下情况的，原则上不再制发公文：

（1）国家法律法规和党内法规已作出明确规定的、遵照执行即可的；

（2）现行公文仍然适用的；

（3）就某项工作已作出安排部署、有关部门已明确任务的；

（4）无实质性工作部署，仅就工作进行表态、可发可不发的，或某项工作的任务已经明确，执行过程中出现了新情况、新问题但没有新的措施或办法，只做一般性号召或重申已有规定、要求的；

（5）无上位文件依据，仅为应付检查、刻意留痕的；

（6）照抄照搬照转上级文件，或与上级文件重合率超过50%的（要求自上而下保持一致的体制机制性改革类文件等除外），或主要内容由学校党委行政文件有关规定拼凑而成的；

（7）一般会议类、活动类通知，使用电话、传真、邮件等其他手段可办理的；

（8）其他发文依据不充分、没有发文必要性的；

（9）总校出台、发布的文件中已标注“秦皇岛分校遵照执行”“秦皇岛分校参照执行”的。

（二）进一步抓实文风建设，严格控制公文字数及篇幅

1.各部门报送学校的请示、报告，正文一般不超过1000字；

2.以学校名义发布的文件，上报的综合报告不超过5000字、专项报告不超过3000字、请示报告正文一般不超过1500字，部署某领域重要工作的文件一般不超过5000字，部署专项工作和具体工作的文件一般不超过3000字。

（三）坚持“就低不就高”的原则，严格控制发文规格

部门发文或部门联合发文能够解决的，不以学校党委、行政或学校办公室名义发文；能以学校办公室名义发文的，不以学校党委或行政发文。

第十九条 严格发文时限规定

（一）对常规性文件，各部门应结合实际根据工作需要提前完成公文拟制工作，在截止报送日期至少前2个工作日内将拟发公文提交至学校办公室审核。

（二）对需经党委会会议或校长办公会议审议通过后报送（印发）的文件，各部门要根据上报（印发）截止日期和党委会会议、校长办公会议安排作出计划，确保及时上会，并在上报（印发）文件截止日至少前2个工作日将公文提交至学校办公室审核。

（三）对已经党委会会议和校长办公会议审议通过的发文事项，无修改的，发文部门需在会后3个工作日内提交至学校办公室办理发文；有修改意见的，按会议要求进行完善，在会后7个工作日内提交学校办公室办理发文。

（四）对时效性较强且须紧急印发的公文，因特殊情况校领导不能及时签发的，由发文部门请示主管校领导，经同意后，可先行印发，后呈主管校领导补签。

第六章  发文办理

第二十条 学校发文字号有“东秦党”“东秦校”“东秦函”“东秦×”“东秦办”字等。

（一）“东秦党”“东秦校”文件内容为事关学校改革、发展、稳定等综合性的重大问题或需要由两个及两个以上部门共同完成的重要工作，适用于向上级单位请示、报告工作；传达、贯彻党的方针政策及上级党组织相关重要部署；印发学校综合性规章制度；就学校党委、行政等工作做出重大部署等。

（二）“东秦函”适用于以党委或行政名义就有关具体事项与同级单位商洽工作、征询意见、进行答复等。

（三）“东秦×”文件内容为事关学校某一领域专项工作，适用于就专项工作向上级单位请示、报告相关事宜；发布仅涉及某一领域的规章制度；部署专项工作等。

（四）“东秦办”适用于以学校办公室名义传达、贯彻上级单位的指示；就学校党委及行政开展的例行性、综合性、协调性工作进行部署；通报学校党委及行政表彰等具体事项；印发重要会议、活动通知和方案等；转发党委及行政职能部门有关工作部署和年度计划的通知等。

第二十一条 发文办理包括公文拟制、部门审核、部门会签、学校办公室阅稿、学校办公室审核、校领导会签、签发、套红、校对、印发、存档等流程。

（一）公文拟制：各部门拟稿人在OA系统“学校发文”模块提请发文。

（二）部门审核：部门负责人对本部门的发文进行审核，各部门对公文内容负责，切实把好政治关。

（三）部门会签：公文涉及多个部门的，由相关部门会签。

（四）学校办公室阅稿：学校办公室对各类发文进行初审。对不符合政治要求的、不符合行文原则的、行文逻辑混乱的，退回发文部门修改。

（五）学校办公室审核：经学校办公室阅稿无误后提交至学校办公室副主任审核，对重大关键性公文或须由学校办公室主任审核的公文，由学校办公室主任复审。

（六）校领导会签：公文涉及多个分管校领导的，需要相关分管校领导会签，最后由主要领导签发。

（七）签发：公文由校领导签发，文件签发内容包括是否同意发文、签发人签名、签发时间。

（八）套红：经校领导签发后的公文由学校办公室复核、登记、编写文号、套红排版。

（九）校对：拟稿人负责对拟印制的文件进行校对，校对时对原稿改动较大或有实质性改动的，应重新履行校领导签发程序。校稿人员应认真负责、严谨细致，因校对不严等原因导致已印发的文件修改的，须出具由文件签发校领导签字的情况说明方可改动。

（十）印发：部门校稿后的文件由学校办公室印发，主动公开的文件电子版在OA系统及东北大学秦皇岛分校信息公开网发布，依申请公开和不予公开的文件按照发文部门要求印发。

（十一）存档：学校办公室印发的文件由学校办公室统一归档，其他部门印发的文件按照学校有关规定整理归档。按照归档要求，每年定期将上年度公文材料移交档案馆存档。归档后，如需查询、利用等，按学校档案管理制度办理。

第二十二条 涉密公文的发文办理应严格遵守学校相关保密规定，通过线下程序办理。

（一）拟制。涉密公文应由起草部门在专用涉密计算机和打印机上草拟、打印，填写发文审批单，提出密级和保密期限的初步意见后，报学校保密办进行定密审核。

（二）签发。校领导在发文审批单“签发”处签署意见并签字。

（三）印发。经校领导签发后的涉密公文通过专用涉密计算机和打印机输出，上报的由拟文部门通过机要交通、邮政机要通信或拟文部门机要人员传递；校内印发的由学校办公室按机要文件管理规定管理和流转，按规定进行登记、传阅和回收。

（四）存档。学校办公室负责学校党委、行政涉密公文的保存，管理过程严格按保密规定执行，按照归档要求，每年定期将上一年度涉密公文按规定移交档案馆存档。

第二十三条 公文拟制应遵循以下规定：

（一）起草公文必须严肃认真，应当遵守以下原则

1.符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接；

2.一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行；

3.深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见；

4.观点鲜明、主题突出、内容简洁、表述准确、文风清新。

（二）各部门应高度重视公文起草工作，不断提高公文起草水平。各部门负责人应当熟悉公文起草各项要求，主动参与重要公文起草并认真审核。

（三）文种正确，格式规范。应当使用国家法定计量单位；公文中的数字，除部分结构、层次序数和作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（四）公文涉及其它部门职权范围内的事项，起草部门必须征求相关部门意见，取得一致意见后方可行文。

（五）所拟公文，如系上级机关或有关单位来文要求办理的事项，应将来文附后，以便审核。

（六）所有公文须按学校信息公开有关规定确定公开属性，除涉密公文或者有特殊要求外，应当主动公开。

第二十四条 公文签发分为党委主要领导签发，行政主要领导签发，党委、行政主要领导共同签发，分管校领导签发四种方式。

（一）党委主要领导签发的文件

1.以党委名义上报的非行政类请示报告或函件。

2.以党委名义印发的文件，主要包括：

（1）经党委会会议研究通过的非行政类文件；

（2）由党委主要领导担任组长的领导小组、委员会等议事协调机构成立、调整、撤销。

3.上级文件明确要求由党委主要领导签发的文件。

4.经分管或协管校领导把握，认为应由党委主要领导签发的文件。

（二）行政主要领导签发的文件

1.以行政名义上报上级单位（非上级单位内设部门）的请示报告或函件。

2.以学校名义印发的重要文件，主要包括：

（1）校长办公会议研究通过、涉及全局工作或跨领域的综合性事项以及在某一领域内具有统领意义的文件；

（2）由行政主要领导担任组长的领导小组、委员会等议事协调机构成立、调整、撤销。

3.上级文件明确要求由行政主要领导签发的文件。

4.经分管或协管校领导把握，认为应由行政主要领导签发的文件。

（三）党委、行政主要领导共同签发的文件

1.以党委、行政名义上报或印发，经党委会会议、校长办公会议共同研究通过的文件；

2.以党委名义上报，涉及行政类事项的请示报告或函件；

3.以党委名义印发，涉及行政类事项的文件；

4.学校党政机构、部门（无行政级别除外）成立、调整、撤销及编制调整的文件；

5.由党政主要领导共同担任组长（主任）的领导小组（委员会）等议事协调机构成立、调整、撤销的文件；

6.上级文件明确要求由党委、行政主要领导签发的文件；

7.经分管或协管校领导把握，认为应由党政主要领导签发的文件。

（四）分管或协管校领导签发分管或协管领域职权范围内的文件。

第七章  收文办理

第二十五条 收文办理的主要程序是：

（一）签收。校外来文由学校办公室公文处理人员签收，并注明签收时间。

（二）登记。对非涉密公文的主要信息进行登记记载，紧急公文应当明确办理时限。密件按照保密规定办理。

（三）批示。学校办公室提出拟办意见，校领导根据公文内容及要求签署批示意见，批示意见应当具体、明确，需两个及以上部门办理的，应当明确牵头校领导和牵头部门。

（四）传阅。根据领导批示和工作需要，学校办公室将公文转送传阅对象阅知或者办理。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延传。

（五）承办。公文承办部门和个人应按照领导批示和公文要求认真、及时办理。有明确办理时限要求的，应当在规定时限内办理完毕；紧急公文应按时限要求办理，确有困难的，应及时予以说明；对不属于本部门职权范围或不宜由本部门办理的，应及时与学校办公室沟通协调。承办部门应及时将公文处理结果告知学校办公室。

（六）督办。学校办公室要及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

（七）归档。学校办公室应按照学校文件归档要求，在规定日期内将上一年度收文材料移交档案馆存档。归档后，如需查询、利用，按学校档案管理制度办理。

第二十六条 阅办期间，涉密文件应严格按照涉密文件管理规定进行管理。

第八章  校内请示报告办理

第二十七条 校内请示报告办理履行“签报”流程，具体为：

（一）仅涉及一个部门的事项，由部门经办人填报“签报审批单”后提交本部门负责人审批；涉及多个部门或需会商提出意见的请示报告事项，由牵头部门经办人填报“签报审批单”后提交牵头部门负责人审批。

（二）学校办公室根据请示报告内容、校领导职责分工进行流转办理。

（三）校领导批示后，相关部门按照批示意见办理，学校办公室根据事项性质及内容定期予以督办。

第九章  公文管理

第二十八条 学校各部门应当建立健全公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第二十九条 公文的印发传达范围应当按照发文单位要求执行；需要变更的，应当经发文单位批准。

第三十条 教职员工应及时登陆OA系统接收、阅知、处理相关公文信息，确保政令畅通。

第三十一条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经保密办批准。绝密公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

第三十二条 公文的撤销和废止，由发文部门、上级机关根据职权范围和有关法律规定决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第三十三条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十四条 部门合并时，全部公文应当随之合并管理；部门撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。工作人员离岗离职时，所在部门应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第十章  附则

第三十五条 校内各部门的内部公文处理参照本办法执行。

第三十六条 本办法自印发之日起施行，由学校办公室负责解释。《东北大学秦皇岛分校公文管理办法》（东秦校〔2013〕1号）同时废止。